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Crie um controle de horas extras

Em: Office, Por: Redação tudodownloads, Data: 28/01/2010 17h 54min

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Dê sua nota: 7.2 « Muito Bom

Mantenha seus gastos com pessoal bem organizados



Em tempos de crise os gastos da empresa precisam mais do que nunca ser bem controlados. Não falamos somente de gastos com materiais, fornecedores, luz, água etc. É de fundamental importância controlar os gastos com a folha de pagamento dos funcionários de sua empresa, que faz parte dos custos fixos do negócio.

A criação de indicadores que revelem quando a empresa esta necessitando de mais pessoal ou quando não há tanta atividade que justifique horas extras ajuda e muito no controle destes gastos e pode fazer a diferença entre o sucesso ou fracasso do empreendimento.

Neste ponto o Microsoft Excel pode ser um forte aliado. Criar planilhas para controlar os pagamentos dos funcionários de acordo com as horas trabalhadas matém uma visão essencial dos gastos com o pessoal.

O Excel é uma das melhores ferramentas disponíveis para o micro e pequeno empreendedor criar mecanismos de controle de gastos. Para empresas de maior porte já se torna necessário pensar na utilização de softwares específicos para este tipo de controle.


Neste tutorial aprenderemos a fazer uma planilha que controla as horas trabalhadas dos funcionários, inclusive suas horas extras. Será uma planilha simples, mas objetiva.

Você deverá incluir os dados de hora de entrada e saída nos dois turnos para cada funcionário. Baseado nestes dados a planilha irá calcular qual foi a jornada real que o funcionário realizou no dia. Um campo será para a Carga Horária do funcionário, ou seja, a jornada de trabalho diária de cada funcionário. Com as informações das horas trabalhadas e a carga horária padrão de cada funcionário, a planilha calculará se o funcionário fez ou não hora extra. Se houve hora extra, será calculada a quantidade.

O salário pago por hora do funcionário também entra na planilha para permitir o cálculo total. Para a hora extra, você precisa inserir seu tipo (faixa), pois existem diferentes porcentagens para hora extra. Para hora extra normal insira 50 (50%), se for de feriado pode valer 100% etc. Lembre-se que o sinal de igual nos exemplos deve mesmo ser colocado na fórmula.


1 – Abra o Microsoft Excel 2007. Abra uma planilha. Utilizaremos em nosso tutorial uma planilha de controle de gastos mensais. Você pode utilizar qualquer planilha ou mesmo uma em branco.


2 – Vamos renomear a guia, o nome da planilha, que está na parte inferior esquerda, normalmente com o nome Plan1. Clique com o direito nela e escolha a opção Renomear. O nome ficará selecionado.


3 – Renomeie a guia selecionada para, por exemplo, Dia 1. No final do trabalho criaremos várias outras planilhas, uma para cada dia do mês. Veja como ficou a planilha renomeada na figura a seguir.



4 – Agora vamos excluir as duas outras planilhas que o Excel normalmente cria em uma planilha em branco, a Plan2 e Plan3. Clique com o direito em Plan2 e escolha a opção Excluir. Repita o processo para a Plan3.


5 – Agora vamos criar um título para nossa planilha de controle de horas. Na célula A1 digite “Controle de horas por funcionário”. Depois selecione da célula A1 até a célula M1 e mescle todas e formate como desejar. Veja o exemplo.


6 – É hora de criarmos os campos que nossa planilha de controle de horas irá possuir.Veja todos os campos que faremos na figura. Copie-os igualmente para a sua planilha. Mantenha a ordem mostrada.


7 – Acrescente uma formatação de sua escolha. É aconselhável manter o texto negrito e centralizado. Observe nossa formatação como exemplo, sendo que não é necessário usar a mesma.


8 – Será necessário configurar a formatação de número de algumas células. Selecione as células B7 até G7 e a célula J7. Depois clique com o direito do mouse e escolha a opção Formatar células.


9 – Na aba Número, escolha Hora em categoria e em seguida selecione a segunda opção da lista Tipo. Neste caso o tipo selecionado foi 13:30 o que nos deixa horas e minutos para serem trabalhados.


10 – Selecione agora as células H7, I7, K7 e M7. Repita o processo para as células anteriores, desta vez escolha Moeda como categoria, 2 em Casas decimais e R$ em Símbolo. Veja o exemplo.


11 – Vamos acrescentar agora as fórmulas. Elas que farão todos os cálculos. Na célula G7 digite a seguinte fórmula =(MOD(C7-B7;1)+MOD(E7-D7;1)). O resultado será a soma das horas trabalhadas no dia.


12 – Agora para o cálculo de quanto deverá ser o salário diá rio do funcionário digite na célula I7 a seguinte fórmula =H7*(G7*24). Ela multiplica o salário por hora pelo total de horas trabalhadas no dia.


13 – Para calcular as horas extras, vamos verificar se o total trabalhado excedeu a carga do dia e, se excedeu, calcularemos a diferença do total trabalhado para a carga. Em J7 digite a seguinte fórmula =SE(G7>F7;G7-F7;0).


14 – Para calcular o valor da hora extra executada no dia vamos multiplicar a hora extra pelo fator de porcentagem e pelo salário por hora. Na célula K7 digite esta fórmula =(J7*24)*((1+(L7/100))*H7). 04-07-REV.indd 6 13/4/2009  20:20:03


15 – Finalmente a parte mais fácil e também mais valiosa da planilha. Iremos calcular o total a ser pago já com hora  extra. Para isto, na célula M7 digite a nossa última fórmula para esta planilha =I7+K7.


16 – Vamos transportá-las para as linhas debaixo sem precisar escrever novamente. Selecione de A7 até M7. Clique com o mouse no canto inferior esquerdo da seleção e arraste para as linhas debaixo.


17 – Você pode usar quantas linhas quiser. Em nosso exemplo utilizamos 8 linhas para 8 funcionários fictícios. Formate como preferir, de preferência com bordas laterais. Veja o exemplo a seguir.


18 – O próximo passo é copiar a planilha para os outros dias. Clique em Dia1 com o direito, escolha Mover ou copiar e depois clique em mover para o final e Criar uma cópia, clique em OK.


19 – Renomeie e repita para quantos dias quiser. Agora insira com dados. Na coluna Nome digite o nome do  funcionário, Carga Horária a carga, % Extra a faixa e Salário/Hora o valor que ganha por hora.



20 – Agora só faltam as entradas e saídas dos valores. Simule algumas lembrando que a primeira é referente ao primeiroturno e a segunda para o segundo turno. Depois veja a planilha funcionando!


Tags: excel tutorial web office horas extras controle

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  • 17:16
  • 17/04

Aparecida Conceição dos Santos

Foi muito boa a aula vou indicar aos meus conhecidos é de facil entendimento estou agradecida

  • 19:48
  • 26/03

edivan

Muito bom bem explicado!

  • 22:11
  • 30/09

douglas

dos tutoriais que vi ate agora, os outros não passam nem perto da claresa que vc explica. Parabens sem querer abusar mas gostaria de saber se tem como calcular adicional noturno pois não consigo imaginar uma formula que separe horarios dif de um dia para outro ex entrada 19:00 saida 5:00 pois adic é a partirdas 22: